Le plan à suivre pour récupérer votre créance

Voici les 5 étapes à suivre pour contacter votre client et récupérer votre créance.

L’idée est d’aborder le problème à travers une suite logique actions marquant une progression.

Vous pouvez selon vos besoins adapter les exemples emails ci-dessous ou les reprendre mots à mots à votre gré.

1ère action : Le premier contact amical. Contactez votre client sous 1 semaine maximum après le retard de paiement.

Au maximum une semaine après la fin de l’échéance du paiement de votre facture, vous devez contacter votre client par email ou par téléphone. Ainsi, vous lui signifiez que vous restez en attente de son paiement.

Comment le contacter sans passer pour un coureur de centimes ?

En utilisant le prétexte suivant qui vous permet de rester cordial et polie sans avoir l’air de rechercher à récupérer vos deniers :

Dites à votre client que vous l’appelez en toute amitié car vous avez constaté un retard de paiement qui est pourrait être dû selon vous à :

  • Une facture qui a été égarée
  • Ou des coordonnées bancaires mal renseignées
  • Ou le client a peut être oublié la date d’échéance

D’une part, vous montrez vos bonnes intentions, d’autre part, vous profitez de cette occasion pour envoyer à nouveau au client la facture afin qu’il revérifie son montant et vos coordonnées bancaires.

Si celui-ci vous assure que le problème est tout autre, demandez-lui s’il rencontre des difficultés à vous payer et s’il souhaite éventuellement étendre ses délais de paiements.

S’il n’avance aucunes raisons convenables, donnez-lui au maximum 10 jours pour s’acquitter de sa dette.

Ce premier échange doit maintenir entre vous une relation sympathique et bienveillante.

2ème action : le second rappel plus ferme

Votre demande est restée lettre morte et le client a de nouveau dépassé la date limite de règlement de la facture. De plus, il n’a pas eu la délicatesse de vous contacter. Alors envoyez-lui un email plus ferme.

« Cher Client,Je me permets de revenir vers vous afin de vous préciser que les délais de paiement de la facture (n° de la facture, montant, date délais) ont, à ce jour, atteint un retard de 15 jours. Afin d’éviter que ce retard paiement ne nuise à nos relations commerciales, je suis malheureusement dans l’obligation de vous demandez de vous acquitter de votre paiement le plus rapidement possible afin que ce désagrément ne se transforme en litige. Pourriez-vous s’il vous plaît me préciser le jour où le paiement sera réalisé ? A toutes fins utiles, veuillez trouver ci-joint la facture ainsi que les coordonnées bancaires de l’entreprise. Si le paiement a déjà été réalisé, je vous prie de bien vouloir ignorer ce mail. Je vous remercie par avance pour votre collaboration.
Très cordialement »

3ème action : l’ultime demande

Si votre client ne s’est toujours pas acquitté de sa dette, adressez-lui une ultime demande :

Objet du mail : URGENT action immédiate requise« Cher client, Je me permets de revenir vers vous car nous vous avons contacté à plusieurs reprises afin de solliciter de votre part le règlement de la facture  (n° de la facture, montant, date délais) dont le retard atteint à présent 40 jours. Aujourd’hui, nous avons atteint un point critique et nous sommes donc contraint de devoir vous demander de vous acquitter dans l’immédiat et sans délais du montant de la facture ci-jointe afin d’éviter que ce dossier ne soit transféré aux contentieux. Je vous prie de bien vouloir me contacter dès réception de la présente afin de me préciser quand le paiement sera effectué. Sans action de votre part, nous serons contraints d’engager une action en justice à votre encontre. Je vous remercie par avance pour votre collaboration. Mes sincères salutations »

Dans une autre mesure, si vous êtes certain de pouvoir garder votre calme, vous pouvez aller voir directement votre client sur son lieu de travail afin d’échanger directement avec lui.

4ème action : la lettre de demande

A ce stade vous êtes vraiment excédé, aucunes de vos actions n’ont abouties, vos chances de récupérer votre créance sont extrêmement faibles.

En dernier recourt, la dernière action que vous puissiez faire vous-même est d’envoyer à votre client une lettre recommandée de demande de paiement avec accusé de réception. Cette lettre officialise votre problème et en cas d’action en justice, elle constitue une preuve qu’une solution à l’amiable a d’abord été envisagée.

Détaillez la créance (date, montant, jours de retard, accord initial, copie de la facture, historique des contacts, les options de paiements) et laissez au client un délai de 7 jours maximum.

A ce niveau, vos relations avec votre client sont sérieusement endommagées et lui envoyer cette lettre officielle pourrait davantage les endommager.

« Cher client,

Malgré plusieurs relances emails et téléphoniques de notre part, la facture (détails de la facture) demeure à ce jour impayée. En conséquence, si vous ne vous êtes pas acquitté du paiement escompté sous une semaine, la gravité de la situation nous contraint à engager des actions en justice à votre encontre.
Très cordialement »

5ème action : En dernier recours, transférez votre dossier à une société de recouvrement de créances ou intentez une action en justice

Votre client fait la sourde oreille, il n’est pas attentif à vos demandes.

Tant pis pour lui ! Vous êtes prêt à perdre ce mauvais payeur qui a assez joué avec vos nerfs.

A ce moment là vous devez absolument transférer votre dossier de créance à un organisme de recouvrement ou à un avocat spécialisé pour poursuivre en justice le mauvais payeur.

Au sein d’une entreprise, le temps est un bien précieux, il a une valeur monétaire et vous avez autre chose à faire que de gaspiller votre temps à courir après une créance.


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